Datenschutz & Diskretion
Vertrauliche Dokumente übersetzen lassen – Datenschutz und Dateiversand
Wenn Sie vertrauliche Dokumente übersetzen lassen, senden Sie oft personenbezogene oder besonders sensible Daten. Dazu zählen zum Beispiel Urkunden, medizinische Unterlagen, Verträge, Gerichtsentscheidungen, Führungszeugnisse und interne Firmendokumente.
Die aktuelle Datenschutzerklärung von Tschechisch Service erklärt, wofür übermittelte Unterlagen verarbeitet werden. Dazu gehören Prüfung, Angebot, Übersetzung, Qualitätssicherung, Beglaubigung, Lieferung und Abrechnung. Für den Dateiversand können Sie insbesondere die Übersetzungsanfrage nutzen.
Vertraulich senden
Welche Daten bei einer Übersetzungsanfrage überhaupt nötig sind
Datenschutz beginnt vor dem Upload: Übermitteln Sie nur das, was für Angebot und Auftrag tatsächlich gebraucht wird.
Dokumentinhalt
Für Angebot und Übersetzung muss der Inhalt gut lesbar sein. Bei Urkunden zählen auch relevante Stempel, Rückseiten und Zusatzvermerke dazu. Sie können Teil des Auftrags sein.
Kontakt- und Auftragsdaten
Je nach Projekt werden Name, Kontakt, Nachricht, Verwendungszweck und weitere Auftragsdaten benötigt. Diese Angaben helfen, Ihre Anfrage zu beantworten und den Auftrag abzuwickeln.
Nicht benötigte Angaben
Die Datenschutzerklärung empfiehlt, nur notwendige Unterlagen zu senden. Angaben, die nicht gebraucht werden, können Sie nach Möglichkeit schwärzen. Das ist sinnvoll, wenn sie für Übersetzung und spätere Verwendung keine Rolle spielen.
Datensparsamkeit
Vor dem Versand prüfen: Was muss wirklich lesbar bleiben?
Schwärzen Sie nur Angaben, die weder übersetzt noch zur Prüfung benötigt werden. Sonst können wichtige Informationen fehlen.
Für die Übersetzung relevante Daten sichtbar lassen
Namen, Daten, Aktenzeichen, Stempel und andere Angaben müssen sichtbar bleiben, wenn sie Teil der gewünschten Übersetzung sind. Bei beglaubigten Übersetzungen muss die Fassung den vorgelegten Text vollständig wiedergeben.
Irrelevante Zusatzdaten reduzieren
Zusätzliche Angaben können geschwärzt werden, wenn sie weder übersetzt noch zur Einordnung benötigt werden. Fragen Sie im Zweifel vor dem Versand nach. So entfernen Sie keine wichtigen Inhalte.
Keine Originale ohne Abstimmung
Für Angebot und Bearbeitung genügen laut aktueller Website in der Regel digitale Unterlagen. Senden Sie Originale nur nach vorheriger Abstimmung. Hinweise zur Scanqualität finden Sie unter Gute Scanvorlagen für Urkunden.
Besonders sensible Unterlagen
Gesundheit, Strafdaten und andere besonders geschützte Angaben
Vertrauliche Dokumente können unterschiedlich sensible Daten enthalten.
Die Datenschutzerklärung nennt besondere Kategorien personenbezogener Daten, die in Übersetzungsunterlagen vorkommen können. Dazu zählen etwa Gesundheitsdaten sowie Angaben zu Herkunft, Religion oder Gewerkschaft. Für solche Daten gelten zusätzliche rechtliche Voraussetzungen.
Auch Angaben zu strafrechtlichen Verurteilungen und Straftaten können vorkommen, etwa in Führungszeugnissen oder Strafakten. Die Datenschutzerklärung empfiehlt, den Versand solcher Dokumente vorher abzustimmen.
Bei Firmen können außerdem Verträge, technische Unterlagen, interne Berichte oder andere nicht öffentliche Informationen betroffen sein. Senden Sie nur Dateien und Versionen, die für den Auftrag nötig sind. Vermeiden Sie unnötige Empfänger oder Kopien.
Sicher anfragen
Praktische Schritte vor dem Dateiversand
Ein klarer und sparsamer Dateiversand vermeidet unnötige Datenkopien und Rückfragen.
Nur aktuelle Dateien auswählen
Prüfen Sie vor dem Upload, ob Sie die richtige und aktuelle Version senden. Entfernen Sie Entwürfe, zusätzliche Scans oder Dokumente anderer Personen, die versehentlich im Versandpaket liegen.
Dateien vollständig, aber nicht überladen senden
Bei Urkunden müssen alle relevanten Seiten und Vermerke enthalten sein. Bei großen Firmenprojekten reichen die Dateien, die tatsächlich bearbeitet werden sollen. Ordner sollten eindeutig benannt sein.
Übermittlungsweg bewusst wählen
Für den sicheren Dateiversand verweist die Datenschutzerklärung auf die Übersetzungsanfrage. Bei besonders sensiblen oder ungewöhnlichen Unterlagen können Sie den Versandweg vorher telefonisch oder per kurzer Nachricht abstimmen.
Weitere Fragen
Weitere Fragen vor dem Auftrag
Die Schwesterartikel erklären Preis, Lieferzeit und welche Angaben eine vollständige Anfrage enthalten sollte.
Was kostet eine Tschechisch-Übersetzung?
Wie Umfang, Fachgebiet, Dateiformat und gewünschte Leistung den Preis beeinflussen.
Mehr lesen →Wie lange dauert eine Tschechisch-Übersetzung?
Welche Faktoren den Liefertermin bestimmen und warum ein bestätigter Termin mehr sagt als eine Pauschalangabe.
Mehr lesen →Tschechisch-Übersetzung richtig anfragen
Welche Dateien und Angaben für Angebot und Termin nötig sind und unnötige Rückfragen vermeiden.
Mehr lesen →FAQ
Häufige Fragen zu Datenschutz und vertraulichen Übersetzungen
Bei sensiblen Unterlagen gilt: so vollständig wie nötig, aber so datensparsam wie möglich.
Werden meine Dokumente für andere Zwecke verwendet?
Nach der aktuellen Datenschutzerklärung werden Übersetzungsunterlagen nur für Zwecke verarbeitet, die zur Anfrage und zum Auftrag gehören. Dazu zählen Prüfung, Angebot, Übersetzung, Qualitätssicherung, Beglaubigung, Lieferung und Abrechnung.
Darf ich nicht benötigte Angaben schwärzen?
Die Datenschutzerklärung empfiehlt das nach Möglichkeit für nicht benötigte Angaben. Schwärzen Sie aber nichts, was übersetzt werden soll oder für eine vollständige und richtige Wiedergabe nötig ist.
Wie lange werden Projektdateien gespeichert?
Die Datenschutzerklärung erklärt, dass Projektdateien nach Abschluss nur so lange gespeichert werden, wie sie noch benötigt werden. Das kann etwa für Nachfragen, Gewährleistung, Nachweise, Rechtsverteidigung oder vereinbarte Folgeaufträge gelten. Details finden Sie in der Datenschutzerklärung.
Vertrauliche Unterlagen vor dem Versand kurz abstimmen?
Senden Sie nur die Daten, die für Prüfung und Übersetzung nötig sind. Bei besonders sensiblen Unterlagen können Sie den passenden Versandweg vorher mit uns klären. Privatkunden zahlen den vereinbarten Betrag vor Beginn der Arbeiten.