Datenschutz & Diskretion
Vertrauliche Dokumente übersetzen lassen – Datenschutz und Dateiversand
Vertrauliche Dokumente übersetzen lassen bedeutet oft, personenbezogene oder besonders sensible Angaben zu übermitteln. Dazu können Urkunden, medizinische Unterlagen, Verträge, Gerichtsentscheidungen, Führungszeugnisse oder interne Firmendokumente gehören.
Die aktuelle Datenschutzerklärung von Tschechisch Service beschreibt, dass übermittelte Unterlagen zweckgebunden für Prüfung, Angebot, Übersetzung, Qualitätssicherung, Beglaubigung, Lieferung und Abrechnung verarbeitet werden. Für die Übermittlung steht insbesondere die Übersetzungsanfrage zur Verfügung.
Vertraulich senden
Welche Daten bei einer Übersetzungsanfrage überhaupt nötig sind
Datenschutz beginnt vor dem Upload: Übermitteln Sie nur das, was für Angebot und Auftrag tatsächlich gebraucht wird.
Dokumentinhalt
Damit eine Übersetzung kalkuliert und erstellt werden kann, muss der zu übersetzende Inhalt lesbar vorliegen. Bei Urkunden gehören relevante Stempel, Rückseiten und Zusatzvermerke dazu, weil auch diese Teil des Übersetzungsumfangs sein können.
Kontakt- und Auftragsdaten
Name, Kontaktmöglichkeit, Nachricht, Verwendungszweck und Auftragsdaten können erforderlich sein, um Ihre Anfrage zu beantworten und den Vertrag abzuwickeln. Welche Angaben konkret nötig sind, hängt vom Projekt ab.
Nicht benötigte Angaben
Die Datenschutzerklärung empfiehlt, nur notwendige Unterlagen zu senden und nicht benötigte Angaben nach Möglichkeit zu schwärzen. Das ist besonders sinnvoll, wenn Informationen für die Übersetzung oder spätere Verwendung keine Rolle spielen.
Datensparsamkeit
Vor dem Versand prüfen: Was muss wirklich lesbar bleiben?
Schwärzen ist nur dann sinnvoll, wenn dadurch keine Information verloren geht, die übersetzt, geprüft oder für die Vollständigkeit des Dokuments benötigt wird.
Für die Übersetzung relevante Daten sichtbar lassen
Namen, Daten, Aktenzeichen, Stempel oder andere Angaben dürfen nicht vorschnell unkenntlich gemacht werden, wenn sie Bestandteil der gewünschten Übersetzung sind. Bei beglaubigten Übersetzungen muss die übertragene Fassung den vorgelegten Text vollständig wiedergeben.
Irrelevante Zusatzdaten reduzieren
Enthält eine Datei zusätzliche Informationen, die weder übersetzt noch für die Einordnung benötigt werden, kann eine Schwärzung sinnvoll sein. Im Zweifel sollten Sie vor dem Versand fragen, statt möglicherweise benötigte Inhalte zu entfernen.
Keine Originale ohne Abstimmung
Für Angebot und Bearbeitung genügen laut aktueller Website normalerweise digitale Unterlagen. Originale sollten nur nach vorheriger Abstimmung versandt werden. Hinweise zur Vorlagenqualität finden Sie unter Gute Scanvorlagen für Urkunden.
Besonders sensible Unterlagen
Gesundheit, Strafdaten und andere besonders geschützte Angaben
Nicht jedes vertrauliche Dokument ist datenschutzrechtlich gleich sensibel.
Die Datenschutzerklärung weist ausdrücklich darauf hin, dass Übersetzungsunterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten können – etwa Gesundheitsdaten oder Angaben zu Herkunft, Religion oder Gewerkschaft. Dafür gelten zusätzliche rechtliche Voraussetzungen.
Auch Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten können in Unterlagen vorkommen, zum Beispiel in Führungszeugnissen oder Strafakten. Die Datenschutzerklärung empfiehlt, die Übermittlung solcher Dokumente vorab abzustimmen.
Bei Unternehmen können außerdem Verträge, technische Unterlagen, interne Berichte oder andere nicht öffentliche Informationen betroffen sein. Auch hier gilt: nur die für den Auftrag notwendigen Dateien und Versionen senden und unnötige Empfänger oder Kopien vermeiden.
Sicher anfragen
Praktische Schritte vor dem Dateiversand
Ein klarer, datensparsamer Versand reduziert unnötige Datenkopien und Rückfragen.
Nur aktuelle Dateien auswählen
Prüfen Sie vor dem Upload, ob Sie wirklich die richtige und aktuelle Version senden. Löschen Sie versehentlich beigefügte Entwürfe, zusätzliche Scans oder Dokumente anderer Personen aus Ihrem Versandpaket.
Dateien vollständig, aber nicht überladen senden
Für Urkunden müssen alle relevanten Seiten und Vermerke enthalten sein. Bei großen Firmenprojekten sollten nur die tatsächlich zu bearbeitenden Dateien oder eindeutig gekennzeichneten Ordner übermittelt werden.
Übermittlungsweg bewusst wählen
Für die sichere Übermittlung verweist die Datenschutzerklärung auf die Übersetzungsanfrage. Bei besonders sensiblen oder ungewöhnlichen Unterlagen können Sie vorab telefonisch oder per kurzer Nachricht abstimmen, wie Sie die Daten übermitteln sollen.
Welle 5
Weitere Fragen vor dem Auftrag
Die Schwesterartikel erklären Preis, Lieferzeit und welche Angaben eine vollständige Anfrage enthalten sollte.
Was kostet eine Tschechisch-Übersetzung?
Wie Umfang, Fachlichkeit, Dateiformat und gewünschte Leistung in die Kalkulation einfließen.
Mehr lesen →Wie lange dauert eine Tschechisch-Übersetzung?
Welche Faktoren den Liefertermin bestimmen und warum ein bestätigter Termin wichtiger ist als eine Pauschalangabe.
Mehr lesen →Tschechisch-Übersetzung richtig anfragen
Welche Dateien und Eckdaten benötigt werden, damit Angebot und Termin ohne unnötige Rückfragen geprüft werden können.
Mehr lesen →FAQ
Häufige Fragen zu Datenschutz und vertraulichen Übersetzungen
Bei sensiblen Unterlagen gilt: so vollständig wie nötig, aber so datensparsam wie möglich.
Werden meine Dokumente für andere Zwecke verwendet?
Nach der aktuellen Datenschutzerklärung werden Übersetzungsunterlagen für die zur Anfrage und zum Auftrag gehörenden Zwecke verarbeitet, darunter Prüfung, Angebot, Übersetzung, Qualitätssicherung, Beglaubigung, Lieferung und Abrechnung.
Darf ich nicht benötigte Angaben schwärzen?
Die Datenschutzerklärung empfiehlt dies nach Möglichkeit für nicht benötigte Angaben. Schwärzen Sie jedoch nichts, was übersetzt werden soll oder für die vollständige und richtige Wiedergabe des Dokuments erforderlich ist.
Wie lange werden Projektdateien gespeichert?
Die Datenschutzerklärung beschreibt, dass Projektdateien nach Abschluss nur so lange gespeichert werden, wie sie etwa für Nachfragen, Gewährleistung, Nachweise, Rechtsverteidigung oder vereinbarte Folgeaufträge benötigt werden. Details finden Sie in der Datenschutzerklärung.
Vertrauliche Unterlagen vor dem Versand kurz abstimmen?
Senden Sie nur die für Prüfung und Übersetzung erforderlichen Daten. Bei besonders sensiblen Unterlagen können Sie den geeigneten Übermittlungsweg vorab mit uns klären. Privatkunden zahlen den vereinbarten Betrag vor Beginn der Arbeiten.
