Dokumentvorlage
Urkunde für die Übersetzung scannen – so vermeiden Sie Rückfragen
Wenn Sie eine Urkunde für die Übersetzung scannen, muss mehr als der Haupttext lesbar sein. Auch Stempel, Siegel, Randvermerke, handschriftliche Zusätze, Rückseiten und kleine Nummern können wichtig sein. Eine saubere Vorlage spart Rückfragen und Nachsendungen.
Für eine Anfrage bei Tschechisch Service reicht grundsätzlich eine gut lesbare Kopie. Das Original müssen Sie dafür nicht sofort einsenden. Senden Sie Ihre Datei am besten direkt über das Anfrageformular. Ob die empfangende Behörde später ein Original verlangt, klären Sie bitte direkt dort.
Scanqualität
So erstellen Sie eine brauchbare Vorlage für die Übersetzung
Das Ziel ist keine schöne Fotografie. Wichtig ist eine vollständige, scharfe und klar zuordenbare Kopie.
Das ganze Dokument erfassen
Schneiden Sie die Ränder nicht zu knapp ab. Ecken, Seitenzahlen, Stempel und angeheftete Vermerke sollten vollständig sichtbar sein. Bei mehreren Seiten muss klar sein, welche Seite zu welchem Dokument gehört.
Scharf, gerade und kontrastreich
Scannen Sie das Dokument möglichst gerade und scharf. Bei Fotos mit dem Smartphone helfen gleichmäßiges Licht, eine gerade Kameraposition und ein ruhiger Untergrund. Vermeiden Sie Reflexe auf Folien oder glänzenden Urkunden.
Farbe beibehalten, wenn sie Information trägt
Farbige Stempel, Siegel, Unterschriften oder Sicherheitsmerkmale sind in Graustufen oft schlechter zu erkennen. Wenn Farbe beim Lesen hilft, ist ein Farbscan besser als eine stark komprimierte Schwarz-Weiß-Kopie.
Details
Diese Stellen werden bei Urkunden besonders leicht übersehen
Auch kleine Angaben können für die Übersetzung wichtig sein.
Stempel, Siegel und Unterschriften
Stempel können zum Beispiel Behördennamen, Orte, Daten oder Funktionen nennen. Scannen oder fotografieren Sie sie so, dass möglichst viel davon lesbar bleibt. Das gilt auch, wenn der Stempel schon im Original schwach ist.
Randvermerke und handschriftliche Zusätze
Nachträge, Korrekturen und handschriftliche Notizen gehören zur Vorlage. Das gilt besonders für Urkunden zum Personenstand. Unsere Artikel zu Geburtsurkunden, Heiratsurkunden und Sterbeurkunden erklären den jeweiligen Fall.
Rückseiten, Anlagen und Prägestempel
Auch eine scheinbar leere Rückseite kann einen Stempel, eine Apostille, einen Vermerk oder eine Beglaubigung tragen. Prüfen Sie deshalb jede Seite und jede Anlage vor dem Versand.
Dateivorbereitung
PDF, Fotos und Dateinamen sinnvoll organisieren
Eine klare Ordnung der Dateien hilft, wenn mehrere Personen oder Urkunden gleichzeitig übersetzt werden sollen.
Bei mehreren Seiten ist ein zusammenhängendes PDF oft übersichtlicher als viele einzelne Bilder. Bei Fotos achten Sie auf die richtige Reihenfolge. Wählen Sie eine Auflösung, bei der auch kleine Schrift beim Vergrößern lesbar bleibt.
Benennen Sie Dateien klar, zum Beispiel „Geburtsurkunde_Nachname_Vorderseite“ oder „Diplom_Name_Seite-1“. Bei Zeugnissen und Diplomen sollten Vorderseite, Rückseite, Notenübersicht und Anlagen zusammen gesendet werden. Mehr dazu unter Tschechische Zeugnisse und Diplome übersetzen.
Vermeiden Sie mehrfache Komprimierung über Messenger. Nutzen Sie auch keine Screenshots aus einer schon unscharfen PDF. Liegt das Original digital vor, ist die ursprüngliche Datei meist die bessere Vorlage.
Verfahren
Scan für die Übersetzung und Vorlage bei der Behörde trennen
Eine digitale Kopie kann für Angebot und Übersetzung genügen. Die empfangende Stelle kann später trotzdem Originale oder weitere Nachweise verlangen.
Für die Übersetzungsanfrage
Für beglaubigte Übersetzungen reicht bei Tschechisch Service grundsätzlich eine Kopie der Urkunde. Eine gute digitale Vorlage erleichtert die Prüfung und die Preisberechnung.
Für die empfangende Behörde
Welche Unterlagen Sie später einreichen müssen, legt die zuständige Stelle fest. Das kann ein Original, eine beglaubigte Kopie, eine Apostille oder eine bestimmte Form der Übersetzung sein. Der Artikel Beglaubigte oder einfache Übersetzung? hilft bei der Einordnung.
Bei Unsicherheit vorab nachfragen
Ist das Dokument schlecht lesbar, beschädigt oder abgeschnitten, senden Sie die vorhandene Datei mit einem kurzen Hinweis. Dann lässt sich vor Beginn klären, ob wir eine bessere Vorlage brauchen.
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Weitere Hinweise vor der Übersetzungsanfrage
Weitere Artikel helfen bei der Wahl der Leistung und bei Fragen zur Beglaubigung. Sie erklären auch, wann maschinelle Übersetzungen sinnvoll sind.
Übersetzung oder Lektorat?
Wie Sie zwischen einer neuen Übersetzung und einem Lektorat wählen.
Mehr lesen →Beglaubigte oder einfache Übersetzung?
Welche Form der Übersetzung die empfangende Stelle verlangen kann.
Mehr lesen →Professionelle oder maschinelle Übersetzung?
Warum wichtige Dokumente eine kontrollierte Übersetzung brauchen.
Mehr lesen →FAQ
Häufige Fragen zu Scanvorlagen für Urkunden
Eine gute Datei muss vollständig und lesbar sein. Ein Profi-Scanner ist dafür nicht nötig.
Reicht ein Handyfoto?
Ein gutes Handyfoto kann ausreichen. Das Dokument sollte vollständig, gerade, scharf und ohne Reflexe aufgenommen sein. Bei mehreren Seiten oder sehr kleiner Schrift ist ein PDF-Scan meist übersichtlicher.
Soll ich nur die Seite mit dem eigentlichen Text schicken?
Nein. Schicken Sie uns auch Rückseiten und Anlagen, wenn dort Stempel, Vermerke, Beglaubigungen oder andere Angaben stehen. Im Zweifel ist eine vollständige Vorlage besser.
Muss ich das Original per Post senden?
Für die Übersetzungsanfrage reicht grundsätzlich eine Kopie. Das gilt bei Tschechisch Service auch für eine beglaubigte Übersetzung. Ob die empfangende Stelle später das Original sehen will, ist davon unabhängig.
Urkunde gut lesbar zur Übersetzung einreichen?
Senden Sie möglichst vollständige und scharfe Scans oder Fotos aller wichtigen Seiten. Hat eine Stelle besondere Vorgaben zu Beglaubigung, Apostille oder Originalen genannt, teilen Sie uns diese direkt mit. Für Privatkunden gilt: Der vollständige Rechnungsbetrag wird vor Beginn der Arbeiten bezahlt.